ПОЛОЖЕННЯ про порядок проведення закупівель в ДП «Одеський порт»
1. Загальні положення
1.1. Це Положення про порядок проведення закупівель в ДП «Одеський порт» (далі – Положення) розроблено відповідно до Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про публічні закупівлі» та деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель» від 19.09.2019 року №114 (далі – Закон), іншими актами законодавства, з метою регламентації процедур проведення закупівель в ДП “Одеський порт» (далі – Підприємство) в залежності від суми закупівлі, визначення обов’язків конкретних посадових осіб і підрозділів при проведені закупівель тощо.
1.2. В розумінні Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про публічні закупівлі» та деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель» Підприємство має статус замовника, який здійснює діяльність в окремих сферах господарювання, а саме: діяльність у сфері надання послуг портів.
1.3. Закупівлі товарів, робіт, послуг здійснюються Підприємством за власні кошти в межах затвердженого фінансового плану на відповідний рік.
1.4. Закупівлі здійснюються за витратними (видатковими) договорами про закупівлю товарів, робіт, послуг, які укладаються Підприємством за результатами проведення процедур закупівлі відповідно до вимог Закону України «Про внесення змін до Закону України «Про публічні закупівлі» та деяких законодавчих актів України щодо вдосконалення публічних закупівель».
1.5. В цьому Положенні використовуються такі терміни: підрозділ-ініціатор – самостійний структурний підрозділ підприємства (служба, відділ), визначений згідно затвердженої організаційної структури Підприємства, що ініціює проведення закупівель послуг та робіт; підрозділ-виконавець – відділ закупівель, що здійснює закупівлю товарів або послуг на підставі отриманих від структурних підрозділів відповідних заявок. Інші терміни використовуються у значенні, визначеному іншими актами законодавства.
1.6. Предмет закупівлі визначається відповідальними фахівцями підрозділуініціатора/виконавця та перевіряється на відповідність Національному класифікатору «Єдиному закупівельному словнику ДК 021:2015» фахівцями тендерного відділу.
1.7. Закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється відповідно до річного плану закупівель. Проект річного плану закупівель складається тендерним відділом на підставі проектів річних планів закупівель структурних підрозділів із зазначенням предмету закупівлі (конкретної назви предмету закупівлі), код згідно ДК 021:2015, очікуваної вартості закупівлі, орієнтовного початку проведення процедури закупівлі. Формування узагальненого річного плану закупівель проводиться на підставі поданих підрозділами річних планів, які формуються в межах передбачених фінансовим планом підприємства (підрозділів) витрат на відповідні цілі, а також з огляду на 2 доцільність та обґрунтованість закупівлі відповідно до виробничих потреб та укладених договорів.
Проект річного плану закупівель складається тендерним відділом на підставі проектів річних планів закупівель структурних підрозділів із зазначенням предмету закупівлі (конкретної назви предмету закупівлі), код згідно ДК 021:2015, очікуваної вартості закупівлі, орієнтовного початку проведення процедури закупівлі.
Формування узагальненого річного плану закупівель проводиться на підставі поданих підрозділами річних планів, які формуються в межах передбачених фінансовим планом підприємства (підрозділів) витрат на відповідні цілі, а також з огляду на доцільність та обґрунтованість закупівлі відповідно до виробничих потреб та укладених договорів.
Керівники підрозділів несуть персональну відповідальність за належне формування річних планів закупівель підпорядкованими ним підрозділами, зокрема, в частині доцільності передбачення у них відповідного переліку та обсягів товарів, робіт, послуг.
Річні плани закупівель підрозділів візуються відповідальною за його складання особою, керівником відповідного підрозділу, економістом (по закріпленню), начальником відділу економіки та тарифного регулювання, та начальником служби з питань економіки та фінансів (на предмет його відповідності передбаченим плановим показником діяльності на звітний/плановий рік), а також заступником директора (за напрямком діяльності). Річні плани закупівель складаються на ім’я голови тендерного комітету, у разі планування спрощених закупівель – на ім’я уповноваженої особи за організацію та проведення спрощених закупівель.
1.8. Коригування річного плану закупівель (зміни до річного плану закупівель) здійснюється на підставі звернення структурного підрозділу-ініціатора/виконавця на ім’я голови тендерного комітету (у разі планування спрощених закупівель – на ім’я уповноваженої особи за організацію та проведення спрощених закупівель) з обов’язковим погодженням зі службою з питань економіки та фінансів та заступником директора по завідуванню.
1.9. Ініціювання проведення закупівлі послуг або робіт здійснює підрозділініціатор, а закупівлі товарів або послуг – підрозділ-виконавець (відділ закупівель) шляхом подання на ім’я голови тендерного комітету рапорту на проведення закупівлі за формою, наведеною у Додатку №1 (у разі проведення процедури закупівлі у відповідності до статті 13 Закону) або подання на ім’я уповноваженої особи за організацію та проведення спрощених закупівель рапорту за формою, наведеною у Додатку №2 (у разі проведення процедури закупівлі «спрощена закупівля») та пакету документів на закупівлю.
Для проведення закупівлі товарів або послуг підрозділом-виконавцем структурні підрозділи-ініціатори Підприємства, подають до відділу закупівель (підрозділувиконавцю) відповідні заявки на закупівлю.
Заявка на закупівлю товарів візується:
керівником структурного підрозділу-ініціатора (покладається особиста відповідальність за обґрунтованість зазначених найменувань/номенклатури та кількості/обсягів з урахуванням наявності відповідної номенклатури/кількості ТМЦ або їх аналогів на складах підрозділу, а потреба у закупівлі є об’єктивною та спричинена реальними потребами);
начальником відділу обліку основних фондів, запасів та капітальних інвестицій (в частині правильності визначення наведених у Заявці ТМЦ виду активів (оборотні (матеріали, запаси тощо) або необоротні (ОЗ тощо));
начальником служби з питань економіки та фінансів.
Наведена у Заявці вартість ТМЦ є орієнтовною та підлягає уточненню відділом закупівель за результатами опрацювання ринку.
1.10. Рапорти згідно Додатку №1 та Додатку №2 на проведення закупівлі за підписом керівника структурного підрозділу-ініціатора (підрозділу-виконавця) та повним пакетом доданих документів обов’язково погоджується підрозділом-ініціатором (підрозділом-виконавцем) такими фахівцями (службами) Підприємства:
- заступником директора з технічних питань;
- заступником директора з економічних питань (в частині відповідності пропозицій із закупівлі фінансовому плану Підприємства);
- начальником служби матеріально-технічного постачання;
- тендерним відділом (в частині правильності визначення предмету закупівлі згідно із вимогами класифікатора, відповідності пропозицій із закупівлі затвердженому річному плану закупівель тощо).
- службою з питань економіки та фінансів (в частині визначення Статті витрат фінансового плану).
1.11. До рапорту на проведення закупівлі додається такий пакет документів:
- обґрунтування доцільності закупівлі за формою, наведеною у Додатку №3;
- інформація за підписом керівника структурного підрозділу про необхідні технічні, якісні та кількісні характеристики предмета закупівлі, кваліфікаційні критерії до учасника процедури (наявність матеріально-технічної бази, працівників тощо),
- обґрунтування очікуваної вартості закупівлі відповідно до положень Примірної методики визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, що затверджено Наказом Мінекономіки від 18.02.2020 року №275;
- проект договору про закупівлю або основні (істотні) умови договору.
Проект договору про закупівлю в обов’язковому порядку погоджується з службою юридичної і договірної роботи.
1.12. У разі, якщо під час погодження відповідною службою рапорту на проведення закупівлі (з доданими документами) або проекту договору про закупівлю буде виявлено недоліки, такий пакет документів (проект договору) повертається до відповідного підрозділу на доопрацювання.
У разі відсутності недоліків погоджений у встановленому порядку рапорт на проведення закупівлі та повний пакет документів передається до тендерного відділу для підготовки документації та проведення відповідної процедури закупівлі.
1.13. На підставі отриманого рапорту на проведення закупівлі та пакету документів тендерний відділ готує тендерну документацію на закупівлю (або документацію на проведення спрощених закупівель) та оприлюднює інформацію про закупівлю на вебпорталі уповноваженого органу у порядку встановленому чинним законодавством.
1.14. Зміни до пакету документів, що додаються до рапорту на проведення закупівлі, вносяться на підставі відповідних звернень (рапортів) структурних підрозділів.
1.15. За результатами проведеної процедури закупівлі підрозділініціатор/підрозділ-виконавець відповідно до чинного законодавства та діючого на Підприємстві порядку укладання договорів та погодженого проекту договору (суттєвих умов договору) укладає договір.
1.16. При закупівлі товарів, робіт та послуг, вартість якої не перевищує 49999,00 гривень, підрозділ-ініціатор або підрозділ-виконавець подає на ім’я директора підприємства рапорт на проведення відповідної закупівлі у довільній формі за підписом керівника підрозділу за погодженням начальника служби матеріально-технічного постачання (у разі закупівлі товарів), заступником директора за підпорядкуванням, службою з питань економіки та фінансів (в частині визначення Статті витрат фінансового плану), тендерним відділом. До рапорту додається обґрунтування очікуваної вартості закупівлі зокрема, але не виключно, шляхом оцінки результатів запиту не менш трьох комерційних пропозицій.
1.17. При закупівлі товарів через централізовану закупівельну організацію – електронний каталог ProZorro Market підрозділ-виконавець подає на ім’я директора підприємства рапорт на проведення відповідної закупівлі у довільній формі за підписом керівника підрозділу за погодженням начальника служби матеріально-технічного постачання, заступником директора з технічних питань, служби з питань економіки та фінансів (в частині визначення Статті витрат фінансового плану), тендерним відділом.
2. Особливості закупівлі відповідно до Закону України «Про публічні закупівлі»
2.1. У разі, якщо очікувана вартість предмету закупівлі дорівнює або перевищує 1 мільйон гривень у разі закупівлі товарів, послуг, а робіт – 5 мільйонів гривень з ПДВ, закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється виключно після проведення конкурентних процедур закупівель відповідно до вимог чинної редакції Закону України «Про публічні закупівлі».
2.2. Коригування річного плану закупівель (зміни до річного плану закупівель) затверджуються тендерним комітетом Підприємства та оприлюднюються відповідно до вимог Закону.
2.3. Процедура закупівлі проводиться тендерним комітетом в порядку, визначеному Законом.
2.4. Оригінали всього пакету документів щодо проведення процедури закупівлі, окрім укладеного договору, зберігаються у тендерному відділі.
3. Особливості закупівлі за результатами проведення спрощених закупівель
3.1. У разі, якщо очікувана вартість предмету закупівлі не перевищує 1 мільйон гривень у разі закупівлі товарів, послуг, а для робіт – 5 мільйонів гривень (з ПДВ) закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється шляхом проведення спрощеної закупівлі із застосуванням системи електронних публічних закупівель ProZorro.
3.2. Закупівля товарів, робіт та послуг без проведення спрощеної закупівлі здійснюється у випадках передбачених частиною 7 Статті 3 Закону.
3.3. Спрощені закупівлі здійснюються у відповідності до Річного плану закупівель.
3.4. Тендерний відділ проводить спрощену процедуру закупівлі відповідно до положень статті 14 Закону.
4. Особливості закупівлі, вартість якої не перевищує 49999,00 гривень
4.1. У разі, якщо очікувана вартість предмета закупівлі не перевищує межі вказані у пункті 3.1. цього Положення, а вартість закупівлі не перевищує 49 999,00 грн. закупівля товарів, робіт та послуг може здійснюватися без проведення процедур, передбачених розділами 2 та 3 цього Положення, за результатами моніторингу ринку.
4.2. Моніторинг ринку здійснюється шляхом оцінки результатів запиту комерційних пропозицій (рахунків) не менш як від трьох постачальників товарів, надавачів послуг, виконавців робіт або інше.
4.3. Закупівлі за результатами моніторингу ринку здійснюється у відповідності до річного плану закупівель.
4.4. За умов, якщо вартість закупівлі не перевищує 49 000,00 грн, підрозділініціатор/підрозділ-виконавець має право здійснювати закупівлю за спрощеною формою згідно діючого порядку укладання договорів.
5. Особливості закупівлі товарів через централізовану закупівельну організацію – електронний каталог ProZorro Market
5.1. У разі, якщо очікувана вартість предмету закупівлі не перевищує 1 мільйон гривень (з ПДВ) закупівля товарів може бути здійснена через централізовану закупівельну організацію – електронний каталог ProZorro Market.
5.2. Закупівлі через централізовану закупівельну організацію здійснюються у відповідності до річного плану закупівель.
5.3. За умов, якщо вартість закупівлі не перевищує 49 000,00 грн, підрозділвиконавець має право здійснювати закупівлю за спрощеною формою згідно діючого порядку укладання договорів.
5.4. Оригінали всього пакету документів щодо проведення закупівлі, окрім договорів, зберігаються в підрозділі-виконавці.
6. Оприлюднення інформації про закупівлі
6.1. У разі здійснення закупівлі товарів, робіт та послуг без використання електронної системи закупівель або за допомогою електронного каталогу ProZorro Market, підрозділ-ініціатор/підрозділ-виконавець, який ініціював проведення процедури закупівлі, в день реєстрації договору про закупівлю складає звіт про договір про закупівлю за формою, затвердженою Уповноваженим органом, та надає його до тендерного відділу.
Відповідальність за повноту та достовірність відомостей, викладених у цьому звіті та своєчасність подання звіту до тендерного відділу, несе керівник підрозділу ініціатора/підрозділу-виконавця, який ініціював проведення процедури закупівлі.
6.2. Тендерний відділ перевіряє достовірність та повноту відомостей, викладених у звіті про договір про закупівлю, та оприлюднює його в електронній системі закупівель у порядку та строки, встановлені чинним законодавством України.
6.3. В день реєстрації договору, який укладається за результатами проведених закупівель з використання електронної системи закупівель, відповідальні особи підрозділу-ініціатора/виконавця інформують секретаря тендерного комітету та тендерний відділ про реєстрацію такого договору.
Договір про закупівлю оприлюднюється в електронній системі закупівель у порядку та строки, встановлені чинним законодавством України.
6.4. У разі внесення змін до договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення процедур закупівель з використання електронної системи закупівель, керівник підрозділу-ініціатора/виконавця, відповідального за укладення такого договору, в день реєстрації додаткової угоди до договору про закупівлю складає повідомлення про внесення змін до договору за формою, затвердженою Уповноваженим органом, та надає його до тендерного відділу.
Відповідальність за повноту та достовірність відомостей, викладених у Повідомленні про внесення змін до договору, несе керівник відповідального підрозділу за укладання такого договору.
Повідомлення про внесення змін до договору оприлюднюється в електронній системі закупівель у порядку та строки, встановлені чинним законодавством України.
6.5. У разі закінчення строку дії договору про закупівлю, укладеного за результатами проведення процедур закупівель з використання електронної системи закупівель, а також у разі його виконання або розірвання, керівник підрозділуініціатора/виконавця, відповідального за укладання такого договору, в день настання зазначених підстав складає звіт про виконання договору про закупівлю за формою, затвердженою Уповноваженим органом, та надає його до тендерного відділу.
Відповідальність за повноту та достовірність відомостей, викладених у звіті про виконання договору, а також його своєчасну підготовку, несе керівник відповідального підрозділу за укладання такого договору.
Звіт про виконання договору про закупівлю оприлюднюється в електронній системі закупівель у порядку та строки, встановлені чинним законодавством України.